Reduce costes con automatización
en la administración pública
Cada trámite en papel, cada correo manual, cada validación repetitiva es tiempo de tu equipo que podría destinarse a lo que importa. Automatizamos los procesos administrativos con tecnología probada y alcance definido.
Lo que cambia con la automatización
Sin automatización vs. con automatización en una solicitud tipo de un ciudadano.
| Paso | Sin automatización | Con automatización |
|---|---|---|
| Recepción de solicitud | PDF impreso, correo electrónico sin estructura o entrega presencial | Formulario web con validación en tiempo real y acuse de recibo inmediato |
| Registro en el sistema | El funcionario introduce los datos manualmente con riesgo de errores | Registro automático en el sistema con expediente creado instantáneamente |
| Estado del trámite | Solo consultable llamando por teléfono al departamento | El ciudadano consulta el estado online en cualquier momento |
| Comunicación al ciudadano | Notificación manual por carta o llamada al completar el trámite | Email o SMS automático en cada cambio de estado sin intervención |
| Gestión de plazos | Hojas de cálculo, post-its o recordatorios informales entre compañeros | Alertas automáticas al responsable cuando un plazo está en riesgo |
| Informes de actividad | Elaborados manualmente cada mes con alto coste de tiempo | Generados y enviados automáticamente sin intervención del personal |
Procesos administrativos que automatizamos
Empezamos por los procesos con mayor retorno y continuamos por módulos escalables.
Formularios y solicitudes digitales
Sustitución de formularios en papel o PDF por formularios web inteligentes con validación en tiempo real y adjunto de documentación.
- Validación de campos en tiempo real
- Adjunto de documentación
- Acuse de recibo automático
- Accesible en móvil y escritorio
Notificaciones y comunicaciones automáticas
Avisos por email o SMS al ciudadano sobre el estado del trámite: recepción, validación, resolución, pago pendiente. Sin intervención manual.
- Notificaciones por email y SMS
- Disparadores por cambio de estado
- Plantillas personalizables
- Registro de comunicaciones enviadas
Flujos de validación y aprobación interna
Enrutado automático de expedientes según tipo y departamento. Alertas de plazo, asignación automática y registro con marca de tiempo.
- Enrutado por tipo de solicitud
- Asignación automática de responsable
- Alertas de plazos en riesgo
- Log de cada acción con timestamp
Gestión de citas previas y turnos
Reserva online de citas con validación de disponibilidad, confirmación automática, recordatorios y cancelación sin llamada telefónica.
- Calendario de disponibilidad online
- Confirmación y recordatorio automáticos
- Cancelación y reprogramación sin llamar
- Integración con la agenda del funcionario
Generación de informes automáticos
Reportes periódicos de actividad, métricas de tramitación y cuadros de mando generados automáticamente sin intervención del personal.
- Informe semanal/mensual automático
- Métricas de volumen y plazos
- Dashboard de seguimiento
- Exportación a Excel o PDF
Asistente virtual y FAQ automatizado
Chatbot institucional que responde preguntas frecuentes, guía al ciudadano en el trámite y deriva al funcionario solo cuando es necesario.
- Preguntas frecuentes automatizadas
- Guía paso a paso por trámite
- Derivación inteligente al funcionario
- Disponible 24/7 en el portal
Cómo implementamos la automatización
Empezamos por el proceso con mayor impacto y continuamos por módulos. Sin despliegues masivos ni riesgo.
Diagnóstico de procesos
Inventario de procesos actuales, identificación de cuellos de botella y priorización por impacto y coste de automatización.
Diseño del flujo
Mapeo del proceso automatizado, estados, actores, integraciones necesarias y criterios de aceptación definidos.
Implementación y pruebas
Desarrollo por fases, pruebas con casos reales, validación con el equipo y ajustes antes de producción.
Seguimiento y mejora
Monitorización de métricas, control de cambios documentado y mejoras continuas con SLA definido.
Herramientas que utilizamos
Selección técnica en función del caso de uso, presupuesto y entorno existente de la entidad.
Respuestas claras, sin letra pequeña
¿Cuánto cuesta automatizar un proceso administrativo?
¿Se puede automatizar sin cambiar el software de gestión municipal?
¿La automatización cumple con el RGPD y la Ley 39/2015?
¿Cuánto tiempo lleva implementar una automatización?
¿Qué ocurre si el proceso cambia tras la implementación?
¿Qué proceso automatizarías primero?
Cuéntanos el mayor cuello de botella de tu entidad. Analizamos qué se puede automatizar y con qué impacto real.