Cada año, decenas de ayuntamientos, diputaciones y organismos autónomos pierden licitaciones que económicamente tenían ganadas. El motivo casi nunca es el precio: es la documentación técnica. Una memoria técnica mal estructurada, sin trazabilidad con los criterios de adjudicación, resta puntos aunque la solución propuesta sea buena. En este artículo explicamos, con detalle práctico, cómo preparar la documentación técnica de una licitación pública de servicios digitales para que puntúe lo que realmente vale.
El contexto no ayuda: con el impulso de los fondos europeos para digitalización pública, el número de licitaciones de transformación digital convocadas por entidades locales ha crecido de forma notable en los últimos ejercicios, y con él la competencia entre licitadores. Cuantas más empresas presentan oferta, más se ajusta la puntuación técnica entre las mejores propuestas económicas, y más pesa cada punto que se pierde por una memoria mal estructurada.
Qué entendemos por documentación técnica en una licitación
La documentación técnica es el conjunto de documentos que un licitador presenta para demostrar que su propuesta cumple, y en muchos casos supera, lo exigido en el pliego de prescripciones técnicas. No es un anexo administrativo: en la mayoría de licitaciones de servicios digitales, entre el 40% y el 60% de la puntuación total depende de cómo se redacta y organiza esta documentación, no solo de qué se propone.
Incluye habitualmente la memoria técnica, el plan de trabajo, el equipo asignado y su cualificación, la metodología, las mejoras ofertadas y, en muchos pliegos, un apartado específico de solvencia técnica. Cada uno de estos bloques suele estar ligado a un criterio de valoración concreto, lo que significa que un documento genérico —por muy bien escrito que esté— pierde puntos frente a uno que responde punto por punto al criterio que se evalúa.
Por qué la memoria técnica decide más puntos de los que parece
Las mesas de contratación valoran con lo que tienen delante, no con lo que el licitador sabe hacer. Hemos revisado decenas de criterios técnicos de adjudicación de distintos ayuntamientos y organismos, y el patrón se repite: los pliegos desglosan la puntuación en subcriterios muy específicos (metodología, plan de contingencia, plan de formación, accesibilidad, seguridad), y la mayoría de las ofertas técnicas que se quedan cortas no es porque la propuesta sea peor, sino porque el documento no está organizado siguiendo esa misma estructura de subcriterios.
Una memoria técnica que no se puede evaluar rápido, se evalúa mal. Los técnicos de la mesa disponen de poco tiempo por expediente: si tienen que buscar la respuesta a un criterio, es fácil que la puntúen a la baja por simple falta de evidencia visible.
Estructura recomendada de la documentación técnica
No existe una plantilla universal porque cada pliego define su propio índice de valoración, pero en la práctica una estructura sólida cubre siempre estos bloques:
| Bloque | Qué debe demostrar |
|---|---|
| Comprensión del objeto del contrato | Que se ha entendido el contexto real de la entidad, no una descripción genérica del servicio |
| Metodología y plan de trabajo | Fases, hitos, entregables y calendario alineado con el plazo de ejecución del pliego |
| Equipo asignado | Perfiles, dedicación y experiencia acreditada en proyectos similares del sector público |
| Mejoras técnicas ofertadas | Mejoras cuantificables y verificables, nunca declaraciones de intenciones |
| Gestión de riesgos y continuidad | Qué pasa si falla un proveedor, un plazo o un requisito sobrevenido |
Cuando el contrato se tramita como contrato menor, el nivel de detalle exigido es menor, pero conviene no relajar la estructura: seguimos viendo memorias de contrato menor rechazadas por no acreditar mínimamente la solvencia técnica del equipo, algo que en un contrato menor de soporte técnico o de automatización administrativa se resuelve con un par de párrafos bien dirigidos.
Errores más frecuentes al preparar la memoria técnica
1. Copiar el pliego en vez de responder al pliego
Es el error más habitual: reformular literalmente lo que pide el pliego sin aportar la solución concreta. Las mesas de contratación lo detectan de inmediato y no aporta puntuación porque no hay nada que evaluar más allá de lo exigido como mínimo.
2. No vincular cada apartado a su criterio de puntuación
Si el pliego pondera «Plan de implantación: hasta 15 puntos», el documento debería tener un apartado con ese título exacto, no un capítulo genérico de «metodología» donde el evaluador tiene que interpretar dónde está la respuesta.
3. Omitir la solvencia técnica o tratarla como un trámite
La solvencia técnica no es un checkbox: es la prueba documental de que la empresa puede ejecutar el contrato. Certificaciones, medios materiales, proyectos similares ejecutados y su alcance real deben quedar acreditados, no solo mencionados.
4. No incluir una memoria justificativa coherente con el resto de la oferta
Es habitual encontrar memorias técnicas y memorias justificativas del proyecto que se contradicen en plazos o alcance. Cualquier incoherencia entre documentos de la misma oferta genera dudas razonables en la mesa de contratación.
Documentación técnica según el tipo de licitación
El nivel de exigencia documental varía según el procedimiento. En un expediente de transformación digital tramitado como procedimiento abierto, la memoria técnica suele requerir desarrollo extenso y anexos de detalle (arquitectura, seguridad, plan de migración). En cambio, en licitaciones por servicio más acotadas —como una licitación de web institucional o una licitación de portal de transparencia— el pliego técnico es más específico y admite una memoria más corta pero mejor dirigida al detalle exigido.
Conviene además revisar la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público en lo relativo a criterios de adjudicación y solvencia técnica (arts. 145 y 90), y consultar los anuncios y pliegos publicados en la Plataforma de Contratación del Sector Público antes de redactar la oferta: revisar adjudicaciones anteriores de la misma entidad da pistas muy útiles sobre qué valoran realmente en la práctica, más allá de lo que dice el pliego en teoría.
Cómo redactar el plan de trabajo para que puntúe
El plan de trabajo es, junto con la metodología, el bloque que más confusión genera. No se trata de enumerar tareas, sino de demostrar que el calendario propuesto es realista para el plazo de ejecución fijado en el pliego y que cada fase tiene un entregable verificable. Un plan de trabajo que solo dice «fase de análisis: 2 semanas» no aporta nada a la mesa de contratación; uno que especifica qué documento se entrega al final de esa fase, quién lo valida y qué criterio de aceptación se aplica, sí lo hace.
| Fase | Entregable verificable | Criterio de aceptación |
|---|---|---|
| Diagnóstico inicial | Informe de situación de partida | Validado por el responsable técnico de la entidad |
| Diseño de la solución | Documento de arquitectura y alcance detallado | Sin observaciones tras revisión conjunta |
| Implementación | Entorno funcional en preproducción | Superación de pruebas funcionales definidas |
| Puesta en marcha | Entorno en producción y documentación de usuario | Acta de recepción firmada |
| Soporte y cierre | Informe final y plan de mantenimiento | Entrega dentro del plazo contractual |
Esta forma de presentar el plan de trabajo, con entregable y criterio de aceptación por fase, es la misma que aplicamos en nuestra propia metodología de alcance y planificación, y es la que buscan reconocer los técnicos que puntúan expedientes de administración electrónica: una oferta que ya viene estructurada como se va a ejecutar el contrato, no solo como se va a vender.
Accesibilidad, RGPD y Esquema Nacional de Seguridad en la memoria técnica
En licitaciones del sector público, tres requisitos transversales aparecen cada vez con más frecuencia dentro de los propios criterios técnicos, y conviene tratarlos como apartados propios de la memoria, no como notas al margen:
Accesibilidad web. Si el contrato incluye una web o portal institucional, el pliego suele exigir cumplimiento de la normativa de accesibilidad (UNE-EN 301549). Detallar cómo se garantiza —auditoría previa, pruebas con lector de pantalla, nivel AA— aporta puntos que muchas ofertas dejan sin cubrir. Puede verse un desarrollo completo en web institucional accesible.
Protección de datos. La memoria técnica debe explicar cómo se tratan los datos personales del expediente y del propio servicio, en línea con el RGPD y la LOPDGDD. No basta con una cláusula genérica: hay que describir medidas concretas, ver cumplimiento RGPD.
Esquema Nacional de Seguridad (ENS). Para servicios y webs de la Administración, cada vez más pliegos exigen acreditar la categorización ENS del sistema y las medidas de seguridad asociadas. Conviene revisar ENS y seguridad web y, en la propia memoria, dedicar un apartado a cómo se alcanza el nivel exigido, con referencia al marco normativo de procedimiento administrativo común cuando el contrato afecta a tramitación electrónica.
Preguntas frecuentes sobre documentación técnica en licitaciones
¿Cuánto debe ocupar una memoria técnica?
Lo que pida el pliego, y ni una página más. Muchos pliegos limitan expresamente la extensión máxima; superarla puede penalizar la oferta o directamente no valorarse el exceso. La extensión correcta es la que permite responder a todos los criterios sin relleno.
¿Se puede reutilizar la memoria técnica de otra licitación?
Se puede reutilizar la base metodológica y los perfiles del equipo, pero no el documento tal cual: cada pliego pondera criterios distintos, y una memoria «reciclada» casi siempre se nota en la falta de correspondencia con el índice de valoración de ese expediente concreto.
¿Qué pasa si la memoria técnica no acredita bien la solvencia?
Según el pliego, puede suponer la exclusión de la oferta o, si la solvencia se valora como criterio y no como requisito de admisión, una pérdida de puntos que en muchos casos es la diferencia entre ganar y no ganar el contrato.
¿Quién debe redactar la documentación técnica: el equipo comercial o el equipo técnico?
Idealmente ambos: el equipo técnico aporta el contenido real y la viabilidad de lo propuesto; quien conoce a fondo el pliego y los criterios de valoración debe asegurar que ese contenido está estructurado exactamente para puntuar. Redactada solo por perfil comercial, suele sonar bien pero no encajar con los criterios; redactada solo por perfil técnico, suele ser correcta pero difícil de evaluar rápido por la mesa.
Checklist antes de presentar la oferta técnica
- El índice del documento sigue exactamente el orden de los criterios de valoración del pliego
- Cada criterio puntuable tiene un apartado identificable con ese mismo título
- La solvencia técnica está acreditada con documentos, no solo declarada
- El plan de trabajo incluye hitos y plazos coherentes con el plazo de ejecución exigido
- Las mejoras ofertadas son medibles y verificables por la mesa de contratación
- No hay contradicciones entre la memoria técnica y la memoria económica o justificativa
- El documento se ha revisado por alguien que no participó en su redacción
En resumen
La documentación técnica no es el «papeleo» de la licitación: es donde se gana o se pierde. Estructurarla en torno a los criterios de valoración, acreditar la solvencia técnica con evidencias reales y mantener la coherencia entre documentos son las tres palancas que más puntuación mueven, por delante incluso de mejoras muy vistosas mal presentadas.
Cómo lo abordamos en Digitalización Pública
En preparación de documentación técnica para licitaciones trabajamos primero sobre el pliego concreto, no sobre una plantilla: extraemos los criterios de valoración, los convertimos en el índice del documento y redactamos cada bloque con evidencias verificables. Si el proyecto lo requiere, esta fase se apoya en nuestra consultoría previa y en asistencia técnica a la licitación para entidades que necesitan acompañamiento en todo el proceso, no solo en la redacción final. Este enfoque forma parte de la metodología de BlackHold Consulting, el grupo de consultoría del que forma parte Digitalización Pública.
Si estás preparando una licitación y quieres una revisión de tu documentación técnica antes de presentarla, puedes solicitar soporte a entidades públicas para licitar y te decimos, con criterios concretos, dónde estás perdiendo puntos.
En definitiva, ganar una licitación de servicios digitales rara vez depende de tener la mejor solución técnica sobre el papel: depende de que esa solución esté explicada de forma que la mesa de contratación pueda evaluarla con rapidez y sin ambigüedad, criterio por criterio. Invertir tiempo en esa estructura, antes de escribir el contenido, suele marcar más diferencia final en la puntuación que cualquier mejora aislada por muy atractiva que parezca sobre el papel.
