Licitación para automatizar procesos en un ayuntamiento: requisitos y criterios

Una licitación para automatizar procesos en un ayuntamiento debe partir de tareas reales que consumen tiempo, generan errores o retrasan expedientes. Automatizar no significa instalar una herramienta genérica, sino rediseñar un flujo para que determinadas acciones se ejecuten de forma reproducible, trazable y segura.

La contratación debe prepararse conforme a la Ley 9/2017, de Contratos del Sector Público y al resto de normativa aplicable. Desde el punto de vista técnico, el expediente necesita definir con precisión qué procesos se automatizan, qué sistemas participan, qué datos se utilizan y cómo se comprobará el resultado.

La automatización de procesos en Administraciones Públicas puede reducir tareas repetitivas en registro, gestión documental, notificaciones, facturación, contratación, subvenciones, recursos humanos o atención ciudadana. Pero solo funciona bien cuando el proceso está ordenado antes de implantar tecnología.

Qué procesos son buenos candidatos para automatizar

Los mejores candidatos suelen tener un volumen suficiente, reglas claras y tareas repetitivas. Copiar datos entre sistemas, generar documentos, comprobar campos, enviar avisos, clasificar entradas o preparar tareas para un responsable son ejemplos habituales.

No conviene empezar por el procedimiento más complejo de la organización. Una primera fase debería buscar procesos con impacto visible y riesgo controlado.

La guía sobre qué servicios públicos digitalizar primero ayuda a priorizar por volumen, coste, impacto y facilidad de implantación.

Automatización no es necesariamente inteligencia artificial

Muchas tareas pueden resolverse con reglas, integraciones y flujos deterministas. Si una solicitud cumple una condición, el sistema puede crear una tarea, consultar una base de datos o enviar una comunicación sin necesidad de IA.

La inteligencia artificial es útil cuando existe clasificación, extracción de texto, interpretación de lenguaje, análisis o asistencia sobre información no estructurada. La IA para servicios públicos debe utilizarse solo cuando aporte una mejora clara.

El pliego debería separar los componentes deterministas de los componentes basados en modelos para poder evaluar cada uno con métricas apropiadas.

Cómo definir el objeto del contrato

Un objeto como “automatización de procesos municipales” es demasiado amplio si no se acompaña de procesos concretos, fases y entregables. Conviene identificar un catálogo inicial y establecer cómo podrán incorporarse procesos adicionales.

El alcance puede incluir análisis, rediseño, desarrollo de flujos, integraciones, pruebas, puesta en producción, formación, soporte y mantenimiento. Si alguna fase no está incluida debe quedar expresamente indicada.

La categoría de contratación pública permite contextualizar este tipo de proyectos dentro de una preparación contractual más amplia.

Levantamiento del proceso actual

Antes de automatizar, el adjudicatario necesita entender cómo funciona hoy el proceso. Esto incluye entradas, responsables, decisiones, documentos, aplicaciones y excepciones.

El levantamiento debería producir un diagrama del proceso actual y otro del proceso futuro. Así puede verse qué tareas desaparecen, cuáles cambian y cuáles siguen requiriendo intervención humana.

La automatización de procesos aporta más valor cuando elimina pasos innecesarios en lugar de reproducir digitalmente burocracia existente.

Integraciones con sistemas municipales

La automatización suele depender de APIs, bases de datos, servicios web o conectores con aplicaciones existentes. El pliego debe inventariar los sistemas conocidos y explicar qué documentación o acceso puede facilitar la entidad.

Es importante identificar limitaciones de proveedores actuales. Una aplicación sin API puede requerir alternativas que deben evaluarse antes de adjudicar.

La digitalización administrativa sostenible evita crear automatizaciones frágiles basadas en acciones manuales simuladas cuando existe una integración estructurada.

RPA, no-code y desarrollo a medida

Existen diferentes tecnologías para automatizar. RPA puede interactuar con interfaces cuando no existe API; las plataformas no-code o low-code permiten crear flujos rápidamente; el desarrollo a medida ofrece mayor control en procesos específicos.

El pliego no debería elegir una tecnología únicamente por tendencia. Debe describir la necesidad y, cuando proceda, establecer requisitos de arquitectura, seguridad, portabilidad y mantenimiento.

La solución elegida debe poder operar de forma estable durante la vida del contrato.

Gestión documental

Muchos procesos municipales giran alrededor de documentos: solicitudes, informes, decretos, certificados, facturas o comunicaciones. Automatizar su generación, clasificación y archivo puede ahorrar mucho tiempo.

Sin embargo, el documento debe mantener metadatos, trazabilidad y vinculación correcta con el expediente. La guía sobre archivo electrónico único explica la importancia de conservar estructura y evidencias.

Cuando existen documentos recibidos en papel, las copias electrónicas auténticas pueden formar parte del flujo.

Registro, expediente y notificaciones

Un flujo puede comenzar con una entrada en registro, crear o actualizar un expediente, solicitar informes y terminar generando una notificación. Cada una de estas acciones tiene implicaciones administrativas.

La sede electrónica municipal y las notificaciones electrónicas deben integrarse correctamente, evitando que la automatización genere actuaciones fuera del sistema oficial.

El pliego debe diferenciar automatización de tareas auxiliares y automatización de actuaciones con efectos administrativos.

Intermediación de datos

En determinados procedimientos, la automatización puede consultar información que ya obra en otras Administraciones. La Plataforma de Intermediación de Datos permite reducir certificados cuando existe servicio y base jurídica.

El flujo debe registrar el motivo de la consulta, el resultado y la evidencia necesaria, sin almacenar datos adicionales por comodidad.

Los errores de servicio deben tratarse como incidencias técnicas, no como incumplimientos automáticos de la persona interesada.

Identidad y permisos

Las automatizaciones necesitan cuentas técnicas, tokens o certificados. Estas credenciales deben gestionarse con el mismo rigor que los accesos humanos.

No deberían utilizarse cuentas personales de empleados para procesos en producción. El sistema debe identificar qué identidad técnica ejecuta cada acción y limitar sus permisos.

El ENS para ayuntamientos ofrece un marco útil para control de acceso, trazabilidad y gestión de secretos.

Trazabilidad

Cada ejecución debe dejar suficiente información para saber qué ocurrió. Fecha, proceso, entrada, reglas aplicadas, resultado, errores y acciones posteriores forman parte de la trazabilidad.

Cuando el flujo interviene en un expediente, conviene vincular los eventos relevantes con la referencia administrativa correspondiente.

La trazabilidad es esencial para investigar incidencias y demostrar que una tarea se ejecutó conforme a las reglas definidas.

Supervisión humana

No todos los casos deben resolverse automáticamente. El pliego debería identificar situaciones que requieren revisión humana, como datos incompletos, resultados ambiguos, importes elevados o excepciones jurídicas.

Un buen flujo no intenta ocultar las excepciones: las deriva de forma ordenada y ofrece al empleado el contexto necesario para decidir.

En automatizaciones con IA, la supervisión humana cobra todavía más importancia.

Cómo tratar los errores

Las integraciones fallan, las APIs cambian y los datos pueden llegar incompletos. El diseño debe prever reintentos, colas, alertas y procedimientos de recuperación.

No es aceptable que una automatización falle silenciosamente. El sistema debe detectar cuándo una operación no se completó y avisar al responsable.

También conviene definir qué ocurre con procesos que quedan a mitad y cómo se evita duplicar una acción al reintentar.

Entornos de prueba

Antes de producción deben probarse casos normales, excepciones, errores, permisos y volumen. Los datos de prueba deberían estar controlados y no utilizar información real sin necesidad.

El pliego puede exigir un catálogo de casos de prueba y evidencia de resultados. La aceptación debe basarse en pruebas reproducibles.

Cuando existen integraciones externas, conviene utilizar entornos de prueba proporcionados por los servicios cuando estén disponibles.

Piloto y despliegue progresivo

En una primera contratación puede ser recomendable comenzar con un conjunto limitado de procesos y ampliar después a partir de resultados medidos. El piloto debería incluir suficientes casos reales para probar integraciones, reglas, excepciones y soporte, pero sin convertir toda la organización en un entorno de ensayo.

El pliego puede fijar una fase de estabilización antes de extender la automatización. Durante ese periodo se revisan incidencias, tiempos de ejecución, fallos de integración y carga operativa. Solo cuando se cumplen los criterios de aceptación se incorpora el siguiente grupo de procesos. Este despliegue progresivo reduce riesgo y ofrece a la entidad evidencias para decidir dónde continuar invirtiendo.

Indicadores de éxito

La automatización debe medirse. Algunos KPI útiles son tiempo medio del proceso, número de intervenciones manuales, porcentaje de ejecuciones correctas, incidencias, tareas evitadas y tiempo ahorrado.

También puede medirse el impacto sobre el ciudadano: reducción de subsanaciones, tiempos de respuesta o documentos solicitados.

El contrato debería definir una línea base para comparar el antes y después.

Cómo calcular el retorno administrativo

No todos los beneficios se traducen directamente en ahorro presupuestario. Una automatización puede liberar horas de personal para tareas de mayor valor, reducir retrasos, mejorar trazabilidad o disminuir errores que generan subsanaciones. Por eso conviene calcular una línea base con volumen anual, minutos por expediente, incidencias y coste de mantenimiento.

Después de la implantación pueden compararse esos mismos indicadores. El objetivo no es justificar cualquier automatización, sino detectar qué procesos generan una mejora sostenible y cuáles requieren rediseño. Esta información también ayuda a preparar futuras licitaciones con presupuestos y objetivos más realistas.

Cuadro de mando del servicio

Cuando se automatizan varios procesos resulta útil disponer de un panel que muestre ejecuciones, errores, tiempos, colas y estado de integraciones.

Esto permite al ayuntamiento detectar problemas sin depender de que el proveedor avise. La monitorización debe formar parte del servicio, no ser una herramienta interna inaccesible.

Los datos del cuadro de mando también ayudan a priorizar mejoras.

Soporte y mantenimiento

Las automatizaciones necesitan mantenimiento porque cambian procesos y sistemas. El pliego debe diferenciar correcciones, adaptación por cambios externos y nuevas funcionalidades.

Los SLA deben establecer tiempos de respuesta según criticidad. Un proceso que afecta a cientos de expedientes diarios requiere una atención distinta de un flujo mensual.

También conviene definir ventanas de mantenimiento y mecanismos de comunicación.

Gobierno del catálogo de automatizaciones

A medida que crece el número de flujos, la entidad necesita un inventario con propietario funcional, sistemas afectados, versión, criticidad, dependencias y fecha de última revisión. Sin este gobierno, una modificación en una aplicación puede romper automatizaciones que nadie sabía que dependían de ella.

El contrato puede exigir que el adjudicatario mantenga este catálogo actualizado y entregue documentación al responsable municipal. De esta forma el conocimiento permanece en la organización y la continuidad no depende exclusivamente del equipo que desarrolló los flujos.

Propiedad y portabilidad

El ayuntamiento debe saber qué recibe al finalizar el contrato: flujos, código, documentación, configuraciones, credenciales institucionales y exportaciones.

Si la automatización depende de una licencia propietaria, debe explicarse cómo continuará el servicio si cambia de adjudicatario.

Evitar dependencia no significa rechazar plataformas comerciales, sino garantizar una estrategia de salida.

Documentación mínima

Cada proceso debería disponer de diagrama, descripción, sistemas implicados, credenciales utilizadas, reglas, excepciones, logs, alertas y procedimiento de recuperación.

La documentación debe actualizarse con los cambios. Un manual entregado al inicio y nunca revisado pierde valor rápidamente.

También conviene registrar versiones de los flujos.

Formación

Los empleados deben entender qué hace la automatización y qué no hace. No necesitan conocer todos los detalles técnicos, pero sí saber interpretar estados, incidencias y excepciones.

El equipo TIC o responsable del contrato puede necesitar formación más profunda para supervisar integraciones y configuraciones.

La transferencia de conocimiento reduce dependencia del proveedor.

Criterios técnicos de adjudicación

Los criterios pueden valorar metodología de análisis, arquitectura, seguridad, gestión de errores, monitorización, plan de pruebas, documentación y soporte siempre que estén relacionados con el objeto y correctamente definidos.

También puede resultar relevante valorar la calidad de una propuesta piloto o demostración cuando el diseño del procedimiento lo permita.

El objetivo debe ser distinguir capacidad real de ejecución, no premiar únicamente documentos comerciales.

Solvencia y perfiles

La solvencia debe ser proporcional. El equipo puede requerir perfiles de análisis funcional, integración, automatización, desarrollo, seguridad y gestión de proyectos.

En procesos con IA puede ser necesario incorporar perfiles de datos y evaluación de modelos.

Las exigencias deben responder al alcance y permitir concurrencia adecuada.

Automatización para ayuntamientos pequeños

Una entidad pequeña puede obtener mucho valor automatizando pocas tareas bien seleccionadas. Por ejemplo, clasificación de entradas, generación de comunicaciones, conciliaciones o avisos internos.

La guía sobre digitalización de ayuntamientos pequeños recomienda evitar proyectos sobredimensionados y concentrar el esfuerzo en cuellos de botella claros.

La contratación puede plantearse por fases, comenzando con procesos de bajo riesgo y ampliando después.

Qué puede aportar BlackHold Consulting

BlackHold Consulting trabaja precisamente en ámbitos relacionados con la ejecución de este tipo de proyectos: digitalización y automatización de flujos, automatización de procesos con IA, automatización de tareas administrativas y consultoría estratégica de automatización.

También son relevantes sus capacidades en automatización de gestión documental, automatización de procesos complejos, agentes de IA y servicios de automatización. En el sector público, la eventual prestación debe encajar en el procedimiento de contratación que corresponda y en los requisitos fijados por la entidad.

Checklist para preparar la licitación

Seleccionar procesos

Priorizar volumen, repetición, reglas claras e impacto.

Mapear sistemas

Identificar aplicaciones, APIs y limitaciones.

Definir excepciones

Decidir qué casos requieren revisión humana.

Exigir trazabilidad

Registrar ejecuciones, errores y resultados.

Preparar seguridad

Gestionar cuentas técnicas, permisos y secretos.

Definir pruebas

Establecer casos y criterios de aceptación.

Medir impacto

Comparar tiempos, errores e intervenciones antes y después.

Garantizar salida

Documentar y hacer portables flujos y datos.

Preguntas frecuentes

Conclusión

Una licitación de automatización municipal debe definir procesos y resultados, no simplemente comprar una herramienta. El éxito depende de seleccionar buenos candidatos, integrar sistemas correctamente y prever excepciones, seguridad y soporte.

Los pliegos deben exigir trazabilidad, documentación, portabilidad y criterios de aceptación que permitan comprobar el ahorro real de tiempo y la reducción de errores.

Para una Administración que quiere avanzar hacia flujos más eficientes, contar con proveedores especializados en integración, automatización, gestión documental e inteligencia artificial puede acelerar la ejecución siempre dentro de una contratación pública abierta, objetiva y técnicamente bien definida.

Fotografía: Yan Krukau / Pexels.